Должностная инструкция секретаря учебной части1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики секретаря учебной части, утвержденной приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14.августа 2009 года № 593 в составе раздела « Квалификационные характеристики должностей работников образования» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».
1.2. Секретарь учебной части назначается на должность и увольняется директором лицея.
1.3. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы или среднее ( полное) общее образование и дополнительная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору лицея.
1.5. Секретарь учебной части должен знать:
1.5.1. законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;
1.5.2. положения и инструкции по ведению делопроизводства;
1.5.3. структуру лицея, его кадрового состава;
1.5.4. правила эксплуатации оргтехники;
1.5.5. правила пользования, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
1.5.6. правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
1.5.7. технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
1.5.8. правила деловой переписки;
1.5.9. государственные стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации;
1.5.10. правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;
1.5.11. основы этики и эстетики; правила делового общения;
1.5.12. правила внутреннего трудового распорядка школы;
1.5.13. правила по охране труда и пожарной безопасности.
2. Функции.
Основными направлениями деятельности секретаря учебной части являются:
2.1. организация делопроизводства;
2.2. обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.
3. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
3.1. принимает поступающую в лицей корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями директора лицея конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
3.2. ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме;
3.3. выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
3.4. следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение конкретными исполнителями;
3.5.по поручению директора ( его заместителей) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;
3.6. осуществляет контроль соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора лицея, взятых на контроль;
3.7.работает в тесном контакте с директором лицея, его заместителями, педагогическими работниками;
3.8. получает необходимые директору сведения от заместителей директора, специалистов или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3.9. организует телефонные переговоры директора.
3.10. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.
3.11. осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, про¬водимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение уча¬стников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация).
3.12. печатает по указанию директора различные материалы.
3.13. принимает документы на подпись директору лицея.
3.14. формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.15. выполняет отдельные служебные поручения директора лицея.
3.16. выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
4. Права
Секретарь учебной части имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений директора лицея, ка¬сающимися ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать директору лицея о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению директора лицея, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от администрации лицея оказания содействия в ис¬полнении своих должностных прав и обязанностей.
5. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должност¬ных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструк¬цией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодатель¬ством Российской Федерации,
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим адми¬нистративным, уголовным и гражданским законодательством Российс¬кой Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
Секретарь учебной части:
6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из
40- часовой рабочей недели и утвержденному директором лицея;
6.2. получает от директора лицея информацию нормативно – правового и организационно – методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
